Wie melden Sie Ihren Projektstatus?

Der Statusbericht sollte kurz sein (niemand mag es, dort lange zu sitzen, während jedes Teammitglied über seinen Status redet), also bin ich ein großer Fan von SOFT-Berichten:

• Erfolge - Was haben Sie seit der letzten Statusbesprechung erreicht: Aufgaben direkt außerhalb des Projektplans. Wenn möglich, habe ich versucht zu vermeiden, x% done zu melden - entweder fertig oder nicht. Reporting by% bedeutet, dass Aufgaben für Wochen zu 95% gesetzt werden. Dies ermutigt auch den Projektleiter / Tech Lead, den Projektstrukturplan in Aufgaben aufzulösen, die nicht länger als ein paar Tage dauern.
• Opportunities - haben Sie Möglichkeiten identifiziert: Dinge, die dem Projekt helfen, die noch nicht berücksichtigt wurden (zB: eine bessere Möglichkeit gefunden, etwas zu skripten, eine Bibliothek, die das Projekt davor bewahrt, selbst etwas zu implementieren usw.)
• Zukünftige Arbeit - woran arbeiten Sie zwischen jetzt und der nächsten Statusbesprechung: erneut, direkt außerhalb des Projektplans.
• Bedrohungen - Haben Sie etwas gefunden, das Ihre Fähigkeit zur Durchführung Ihrer geplanten Arbeit beeinträchtigt? Beispiel: Ein zuvor nicht identifiziertes Loch in den Anforderungen, Supportanrufe nehmen einen großen Teil Ihrer Zeit in Anspruch, die Implementierung von etwas erweist sich als schwieriger als erwartet, usw.

Idealerweise würde ich versuchen, dieses Zeug in einem großen Projektmeeting zu vermeiden, da 90% des Materials für die Hälfte der Leute im Raum irrelevant ist. Ich sammle gerne SOFT-Berichte vor dem Meeting, verbringe einige Zeit damit, sie vor dem Meeting zu betrachten, und bespreche dann spezifische Themen, die wahrscheinlich während des eigentlichen Meetings für alle relevant sind.

Ich habe ein Whiteboard vor meiner Kabine. Darauf ist ein Smiley-Gesicht. Wenn es im Projekt eine Statusänderung gibt, wechselt es zwischen Stirnrunzeln, besorgtem Squiggle, grimmiger Entschlossenheit, Lächeln und Grinsen. Daneben ist ein Pfeil, der die letzte Änderung darstellt.

Obwohl es als Scherz begann, war es schon immer eine großartige Möglichkeit, nicht-technische Kollegen darüber auf dem Laufenden zu halten, wo sich das Projekt befindet.

Die Projektmanagement-Informationen, die Sie für sich selbst pflegen, sind eine Sache, die Sie gegenüber der Geschäftsleitung und den Kunden zeigen.

Wenn Ihr Kunde im Lebensmittelhandel tätig ist und Sie dazu bringt, eine ERP-Anwendung zu entwickeln, werden die Konzepte wahrscheinlich nicht von agile / scrum oder prince2 verstanden.

Was werden sie verstehen? Prozentsätze und einfaches Englisch.

Hier ist ein Beispiel für eine 'Aktualisierung des Projektfortschritts' (oder 'Highlight-Bericht'), die ich wöchentlich (normalerweise am Freitag Nachmittag) an die Kunden und die Geschäftsleitung weiterleite.

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HIGHLIGHT-BERICHT FÜR 2. DEZ / 2008

• Ihr Projekt ist zu 65% abgeschlossen.
• 100% aller Aufgaben in der Design- / Mockup-Phase wurden abgeschlossen.
• 70% der Aufgaben in der Codierungsphase sind abgeschlossen.
• Die Phase des Projektmanagements ist zu 45% abgeschlossen.
• Die Phase der Qualitätskontrolle ist bisher zu 10% abgeschlossen.

• 35% der Hilfsaufgaben wurden abgeschlossen

• Unser Fehlerprotokoll enthält derzeit drei nicht behobene Fehler (von denen einer als hohe Priorität gekennzeichnet ist).

• Das Fehlerprotokoll enthält auch 3 Feature-Ergänzungen, die noch ausstehen.

Wir haben gerade die neuesten Arbeiten in unseren Aufstellungsort hochgeladen, damit Sie sie überprüfen können.

Das nächste, woran wir arbeiten werden, ist die Fotogalerie-Komponente, die wir bis Ende nächster Woche fertigstellen wollen (wird Mitte nächster Woche bestätigt).

Wir warten immer noch auf den Kreditkarten-Gateway-Anbieter, um Ihr Konto zu bestätigen, damit Sie Online-Zahlungen erhalten können. Wir haben dies als Risiko gemeldet, da wir immer noch auf Ihr Internet-Händlerkonto warten, um von Ihrer Bank genehmigt zu werden.

lassen Sie mich wissen, wenn Sie irgendwelche Fragen haben, ich werde glücklich sein, sie zu beantworten, so gut ich kann.

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es ist einfach. Es fehlen viele nützliche Metriken, die Sie aus Burndown-Charts und Scrum-Ansätzen herausholen können. aber das sind keine guten Zahlen, um Kunden (oder Management) direkt zu präsentieren.

oh, und ich sollte einen Punkt über das Auflisten von Bugs machen. Es gibt verschiedene Ebenen der Offenlegung Senior Manager wie. persönlich bin ich sehr transparent. aber Sie sollten mit Ihren Managern überprüfen, wie viel "böses Zeug" Sie Ihren Kunden offenbaren dürfen.

Ich habe einen ausführlicheren Blog-Artikel dazu, wenn Sie interessiert sind: Projektstatusberichte, die jeder verstehen kann

LM

Wir haben eine Reihe von "erzwungenen" Formaten, in denen ich arbeite.

Meine täglichen Status sind in drei Kategorien unterteilt:

• Dinge erreicht
• Dinge nicht erreicht (und warum)
• Kundenkommentare
  • einschließlich Anforderungen für Features / Zusätze
  • aufrichtig danke, Beschwerden, etc
  • Verschiedenes

Projektstatus haben den täglichen Status verkettet mit dem Zeitplan, um anzuzeigen, was vor / hinter ist.

Ich verwende einen ausgezeichneten Projektstatusbericht, der von meinem früheren Programmmanager entwickelt wurde. Ich habe es seither mit verschiedenen Sponsoren erfolgreich genutzt und sie haben den Fokus auf Probleme, Risiken, Meilensteine ​​und Budget gemocht.

Ich habe die XLS-Datei mit einigen anderen PM-Vorlagen hochgeladen. Irgendwann werde ich die Wörter darum legen und beschreiben, wie man es effektiv benutzt. Wenn Sie sich jedoch an eine nicht-emotionale Sprache halten, sollten Sie sich auf die Auswirkungen der Probleme / Risiken konzentrieren, die Sie festlegen sollten.

Ich habe mir auch das OPPM-Buch angeschaut und war nicht wirklich beeindruckt. Zum Vergleich: Projektstatusbericht dauert normalerweise 15 Minuten, um zu lernen, wie man statt eines ganzen Buchs verwendet.

Hinweis: Dies ist nicht für Teammitglieder gedacht, um ihren Status zu melden, sondern für PMs, um ihren Projektstatus an Sponsoren und Programmmanager zu melden, die mit mehreren Projekten beschäftigt sind.